NPM : 1C214608
Kelas : 4EA25
Mata Kuliah : Komunikasi Dalam Bisnis
Perencanaan
dalam komunikasi bisnis dirancang mulai dari hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud atau tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide
pokok pesan yang akan disampaikan, dan saluran media atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut. Selain itu, faktor intonasi dalam
perencanaan juga perlu diatur.
Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.
Proses
Penyusunan Pesan Bisnis
Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan
pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan
revisi.
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan
yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur. Pada dasarnya, proses
perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu
mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan
merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan
kata-kata, kalimat, dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Jika belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang
telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
Penentuan
Tujuan Pesan Bisnis
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
dan tujuan komunikasi.
Mengapa
Tujuan Harus Jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping
itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu
proses pengambilan keputusan antara lain :
1. Keputusan
untuk meneruskan pesan
2. Keputusan
untuk menanggapi audience
3. Keputusan
untuk memutuskan isi pesan
4. Keputusan
untuk menetapkan media yang akan digunakan
5. Tujuan
Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi,
melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.
Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah
melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan
asing. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti
telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.
Analisis
Audience
Cara
Mengembangkan Profil Audiens
1. Menentukan
Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan
dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
2. Siapa
Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah
mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
3. Reaksi
Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang
positif.
4. Tingkat
Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa
jauh audiens tersebut harus dididik.
5. Hubungan
Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang
akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
6. Cara
Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
· Temukan/cari
apa yang diinginkan audiens
· Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
· Berikan
semua informasi yang diperlukan
· Pastikan
bahwa informasinya akurat
· Tekankan
ide-ide yang paling menarik bagi audiens
· Cara
Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini
disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah
satu caranya yaitu dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi
yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat
dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat regional, dan
menggunakan pendekatan emosi audiens.
Penentuan
Ide Pokok
Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik,
yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima
oleh audiens.
1. Teknik
Curah Pendapat
Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta
yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
· Storyteller’s
Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan
berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan
dapat ditemukan dengan mudah.
· Random
List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
· CFR
(Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya
mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu
menjelaskan hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan
diberikan.
· Journalistic
Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide
pokok.
Pembatas
Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu
lebih lama.
Pemilihan
Saluran Dan Media
1. Komunikasi
Lisan
Kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik
(feedback) dengan segera. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya
yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formasl, dan presentasi lainnya. Alat
bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan
slide show sering digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi.
2. Komunikasi
Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens
besar dan menyebar.
Kesimpulan
Berdasarkan
pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan komunikasi bisnis
kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar,
Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan
pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.
Sumber:
http://www.makalahterbaru.com/makalah-komunikasi-bisnis-tentang-perencanaan-pesan-bisnis/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar